Como se sabe, a automação é uma das estratégias clássicas para o ganho de eficiência em operações logísticas de média e grande complexidade.
Quanto maior for o nível de padronização e menor o grau de intervenções aleatórias nos procedimentos, mais assertividade o processo terá, oferecendo controle e precisão à operação. Esta foi a principal intenção da TA (Transportadora Americana) ao iniciar – há mais de cinco anos – a automatização de todas as etapas de conferência de volumes.
Dalton Vecchini, gerente de Sistemas da TA e “pai” do projeto que reformulou as operações internas da transportadora, conta que a empresa intencionava adotar a conferência eletrônica nos seus processos. “Até então, na TA não usávamos etiquetas. A operação era basicamente manual e queríamos ganhar em automatização. Foi quando passamos a rever os processos e aplicar a metodologia da conferência eletrônica”.
“Começamos a estudar tipos de etiquetas, adequá-las às caixas e reescrever todas as etapas operacionais pensando no uso das etiquetas e de coletores de dados”, conta.
Em paralelo ao redesenho da operação, iniciou-se a pesquisa das possibilidades de adoção de equipamentos e sistemas. Um grupo foi composto formado por profissionais representantes de quatro áreas de atuação na transportadora: automação, infraestrutura, sistemas e operação.
“Levantamos todos os fornecedores existentes na época no Brasil que poderiam nos ajudar. Explicamos o projeto, consultamos o mercado, testamos os equipamentos de cada empresa por 45 dias com o pessoal operacional da TA para entender como o equipamento reagia. Então, fizemos uma planilha com as informações provindas das quatro áreas envolvidas e ranqueamos os equipamentos com notas.
Obviamente, o preço e a tradição da empresa no mercado também fizeram parte do ranking”, descreve o gerente de Sistemas da TA.
Cada área de atuação avaliou os equipamentos de acordo com critérios próprios: a automação pontuou conforme a robustez, ergonomia e velocidade; já a área de sistemas considerou se o equipamento aceitava protocolos e programações diversos; os profissionais de infraestrutura avaliaram o suporte remoto e a manutenção; e os operadores deram sua impressão pessoal sobre como era trabalhar com o equipamento. “Chamamos as duas empresas mais bem colocadas no ranking de avaliação e optamos pela solução da Intermec By Honeywell. Já faz três anos que os coletores e impressoras estão em uso e é muito raro enfrentarmos algum problema”.
O processo foi acompanhado por um integrador, a Quebeck, responsável pelo diagnóstico, sugestão de soluções e homologação de equipamentos. O gerente de Contas da empresa, Fernando José da Silva, explica o modelo de atuação: “Vamos até o cliente e vemos como é o projeto, o que demanda em termos de equipamentos e sistemas, e indicamos possíveis soluções. No caso da TA, ficamos cerca de dois meses para a aprovação e integração total, porque foram necessárias algumas customizações. A integração feita contemplou a fase de identificação dos equipamentos até a adoção propriamente dita”, descreve.
Para a TA, a indicação adotada foi um software de gerenciamento a distância, coletores CK3 e impressoras PD41. “Esta foi a solução apropriada para a TA que, associada às tecnologias agregadas, como equipamentos de leitura de códigos de barras, por exemplo, compuseram uma solução com a robustez necessária para dar conta das demandas”, avalia Silva. A opção da TA foi por coletores com capacidade para leitura de etiquetas em 2D.
Na avaliação de Vecchini, a versão é melhor por ser menor, com redundâncias diferentes daquelas do modelo tradicional, o que faz com que a possibilidade de não leitura seja menor. “E pelo fato de o código 2D ser pequeno, é possível imprimi-lo duas vezes na etiqueta, o que diminui a necessidade de reimpressão. Conseguimos reduzir em mais de 25% a reimpressão de etiquetas apenas com a mudança do código de barras. Isto é importante porque, na nossa dinâmica operacional, os volumes muitas vezes se chocam uns contra os outros, correndo o risco de danificar a etiqueta”.
A necessidade de automação na TA pode ser entendida pelo volume operacional com o qual a empresa lida diariamente. Nos processos de coleta, transferência, distribuição e transbordo, a TA manuseia mensalmente por volta de 4,5 milhões de volumes, que passam por várias leituras ao longo do caminho. Daí a importância de controles precisos para evitar problemas. Em termos de resultados, a adoção do novo sistema teve forte impacto sobre a quantidade de extravios. “Não chega a zerar, mas estamos bem próximos disto.
É preciso considerar que temos o elemento humano no processo, o que, por uma razão ou outra, acaba por interferir nos procedimentos. Mas se os processos forem integralmente respeitados, não há possibilidade de falha”, diz Vecchini. A adoção da automação por empresas de transporte de cargas e de logística é cada vez mais frequente. Entre as soluções comercializadas pela Honeywell Scanning & Mobility, de 30% a 40% são utilizadas em aplicações logísticas.
A gerente de Negócios para canais da empresa, Bianca Nascimento, acredita que a tecnologia tem um impacto determinante na operação logística. “Com tecnologia, as empresas garantem uma série de benefícios, como assertividade no controle de estoque, agilidade nos processos logísticos, eliminação de erros de distribuição e otimização do tempo de trabalho dos operadores. Esses fatores são essenciais para uma operação logística adequada e de qualidade”.
Além da tecnologia adotada, outro ponto crucial para o êxito da implantação da nova sistemática operacional na TA foi desenvolver um detalhado processo de treinamento com todos os envolvidos. “Nossa grande preocupação sempre foi com relação à resistência à mudança.
É possível escolher e comprar o hardware; sistemas são definidos e adaptados; mas fazer o operador utilizar o novo equipamento é que é o desafio”, admite Vecchini. A gestão da TA optou por montar duas linhas de treinamento. Primeiramente havia o treinamento comportamental, com psicólogas contratadas, que foram treinadas nos processos operacionais da empresa e desenvolveram um conjunto de atividades interativas do qual os funcionários participaram antes da implementação do processo.
“Esse treinamento teve um foco na mudança, em mostrar para as pessoas os benefícios da adoção da nova tecnologia e da automação. No dia seguinte, entrava o treinamento chamado de prático, no qual explicávamos como funcionaria cada um dos processos da TA”, diz Vecchini. O treinamento prático cuidou de detalhar os pormenores da operação com os novos equipamentos. “Testávamos as ferramentas em ação, explicando o que era um coletor, seu funcionamento nos mínimos detalhes, inclusive, por exemplo, como se trocava sua bateria.Ao final deste processo, propúnhamos um exercício que simulava toda a operação, em cada uma das etapas.
Fizemos questão também de esclarecer como o usuário seria responsabilizado pelo uso do equipamento”, conta Vecchini. Cada coletor utilizado na TA é liberado sob a posse de um funcionário e via sistema é possível identificar onde ele está e sob a guarda de quem. O operador deve preencher diariamente um check list sobre o estado do equipamento antes do início dos trabalhos. De acordo com Vecchini, a adaptação dos operadores à nova sistemática foi muito rápida. “Em menos de um dia de treinamento era possível adotar o sistema nas filiais e a explicação é que nos preocupamos em desenvolver uma solução de fácil entendimento para os usuários”, avalia o gerente.
A implementação do novo sistema de conferência começou a ser feita pela etapa da distribuição, uma vez que este processo já tinha alternativas de conferência desenvolvidas e efetuadas. “Começamos a implantar o sistema na distribuição das oito maiores filiais. Em paralelo, desenvolvemos o módulo de coleta, da entrada dos volumes, e o implantamos também nas oito maiores filiais. A partir daí, partimos para o processo de expandir a adesão ao sistema de coleta e distribuição para as outras filiais da TA”, descreve Vecchini.
Hoje, a empresa possui 44 filiais em todo o país. O terceiro módulo, de transferência, foi desenvolvido e implantado de início nas filiais maiores, simultaneamente, e depois em todas as outras unidades. Agora, a transportadora se dedica à incorporação do módulo de transbordo, que tem uma estratégia própria: começa pelas pequenas filiais para ir fechando o ciclo, chegando às maiores unidades da empresa.
“É o processo mais complicado pela variedade de volumes e de destinos e, principalmente, porque é uma área que nunca contou com a automação como recurso. Até agora era um processo totalmente manual, por isso a implantação está sendo feita com todo o cuidado, porque se o transbordo não é bem realizado, o sistema gerará pendências que travarão todo o processo.
Já o implantamos nas filiais pequenas e, até o final do ano, devemos concluir nas grandes”. A empresa investiu cerca de R$ 2 milhões no processo. Até o momento, foram adquiridos 70 coletores, que estão em operação em todo o país; no caso das impressoras, 59 unidades foram incorporadas.
“O volume de equipamentos dá conta da demanda até o dia de hoje. Com a implantação do módulo de transbordo, acredito que teremos de adquirir mais coletores para as filiais menores, em função das características dos processos desenhados. Até março de 2015, a TA prevê ter finalizada a implantação do módulo de transbordo na totalidade da rede de unidades.
Passada esta etapa, Vecchini conta que começa a fase de definição de métricas para aumento de eficiência. “Já começamos a medir a produtividade em algumas fases, mas ainda é muito experimental. Conseguimos, por exemplo, estabelecer alguns parâmetros com a medição do período de tempo entre a leitura do último volume embarcado e a assinatura do motorista do veículo no coletor.
Hoje, definimos como tempo máximo cinco minutos para a obtenção da assinatura do motorista, mas ainda é muito tempo. Medimos também quanto tempo demora entre a assinatura no coletor e a saída do veículo pela portaria. E temos como medir quanto tempo demora a conferência de um manifesto. “A partir disso, estamos começando a criar padrões”, conclui.
Case publicado na Revista Tecnologística.
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