Como uma loja de venda de produtos a varejo, o principal diferencial de uma farmácia é possuir uma grande variedade de medicamentos em quantidade suficiente para a venda em qualquer momento.
Este é um problema clássico de estoque, onde a necessidade de ter um volume suficiente de vários produtos diferentes precisa ser abordada de maneira criteriosa, para não cometer o erro de comprar-se um volume excessivo de produtos ou mesmo incorrer em gastos desnecessários.
Embora o controle de estoque possa ser feito manualmente, a informatização e a automação da gerência da farmácia não apenas agilizam o controle, como também oferecem novas possibilidades de organização interna, diminuindo os gastos com a manutenção do estoque e provendo novas facilidades para o atendimento ao cliente e para a gerência interna da farmácia. Tais vantagens certamente adicionarão um grande diferencial competitivo à farmácia.
A má gerência do estoque de produtos pode levar a dois problemas:
Um erro muito comum em farmácias é deixar o estoque do produto acabar para então realizar a compra de uma nova remessa. Embora este erro corte os gastos que não sejam estritamente necessários, ele gera um problema ainda maior: a perda de clientes.
Um cliente que se desloca de sua casa para comprar algo espera encontrar de imediato o que precisa, caso contrário irá construir uma impressão negativa da farmácia (“é difícil encontrar o que preciso aqui”) e começará a priorizar outros estabelecimentos, ou mesmo desistir completamente de procurar ali o que precisa.
Caso os donos da farmácia queiram manter sempre os medicamentos disponíveis para venda, mas não realizem um acompanhamento e análise das vendas para saber a velocidade com que os estoques se esvaziam, eles acabarão renovando o estoque sempre em grandes volumes, para garantir que não haja falta de nada.
Porém, manter um grande volume desnecessariamente imobiliza recursos financeiros que poderiam ser investidos em outras coisas. Há também a possibilidade de gastos desnecessários, como o aumento do espaço físico para abrigar um estoque maior.
Para minimizar o volume de medicamentos sem que haja a sua falta durante qualquer período de funcionamento da farmácia, é necessário realizar uma gerência precisa e minuciosa das compras e vendas. A melhor forma de se fazer isso é informatizando todo o controle da farmácia.
O processo de informatização começa com a utilização de leitores de código de barras para cadastrar, ler valores e realizar a venda de medicamentos no caixa. A ANVISA aprova esta prática, e adotou o DataMatrix, um código de barras de leitura fotográfica que dá toda a rastreabilidade ao produto.
Utilizando o cadastro e controle de estoque por etiquetas de código de barras, torna-se muito mais prático fracionar medicamentos e dividir pacotes em unidades vendáveis, uma prática obrigatória segundo o Código do Consumidor.
Em paralelo à rastreabilidade eletrônica dos produtos, utiliza-se um sistema em software de registro de compras e vendas, de controle de estoque e de emissão de pedidos de venda. Com ele, é possível planejar os gastos com novas compras, e minimizar o investimento necessário a cada renovação de estoque.
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A principal vantagem está na forma mais organizada de se administrar a farmácia. Todas as informações estarão concentradas em um local confiável e poderão ser auditadas facilmente, além de permitir um planejamento baseado em números e estatísticas de vendas que serão facilmente gerados via software.
Com a automação da gerência da farmácia, evita-se a incerteza do fator-humano para as tarefas de manter informações atualizadas, comparar dados e valores, e tomar decisões de novas compras, aumentando a confiabilidade do controle de seus produtos e da administração tanto técnica quanto financeira do seu estabelecimento.
Entre as principais vantagens de se automatizar a gerência da farmácia, estão as seguintes:
Vimos neste artigo como a automatização da administração de uma farmácia pode reduzir custos, com o melhor planejamento da renovação do estoque, e otimizar tarefas de gerência, ao prover informações sobre os produtos ao mero passar de um leitor em um produto, gerar relatórios de vendas e automatizar a compra de novo estoque baseado em dados de vendas.
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Até a próxima!
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